A importância da comunicação interna na motivação e retenção de colaboradores

Regulamento de Canal de Denúncia Interna

O Grupo MULTIPESSOAL é constituído pelas seguintes empresas: Multipessoal – Empresa de Trabalho Temporário, S.A. matriculada na Conservatória do Registo Comercial de Lisboa, com o número único de matrícula e de identificação de pessoa coletiva (NIPC) 503 739 669; Multipessoal Serviços, S.A. matriculada na Conservatória do Registo Comercial de Lisboa, com o número único de matrícula e de identificação de pessoa coletiva (NIPC) 509 448 305; Multipessoal Upgradem, S.A. matriculada na Conservatória do Registo Comercial de Lisboa, com o número único de matrícula e de identificação de pessoa coletiva (NIPC) 509 673 910; SGL -Corporate Facility Services, S.A. matriculada na Conservatória do Registo Comercial de Lisboa, com o número único de matrícula e de identificação de pessoa coletiva (NIPC) 503 011 487; Multipessoal Medical, S.A. matriculada na Conservatória do Registo Comercial de Lisboa, com o número único de matrícula e de identificação de pessoa coletiva (NIPC) 509 236 359 e Multipessoal Recursos Humanos - Sociedade Gestora de Participações Sociais, S.A. matriculada na Conservatória do Registo Comercial de Lisboa, com o número único de matrícula e de identificação de pessoa coletiva (NIPC) 503 087 122 de ora em diante designadas por Multipessoal.

Considerando que cada uma das empresas do Grupo Multipessoal tem 50 ou mais trabalhadores, as mesmas estão obrigadas a implementar e disponibilizar um canal de denúncia interna, para reporte de infrações em determinados domínios, nos termos da Lei 93/2021, de 20 de Dezembro (Lei 93/2021), que estabelece o regime geral de proteção de denunciantes de infrações, transpondo para a ordem jurídica interna a Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União. A referida proteção, é extensível às pessoas singulares que auxiliem o denunciante no procedimento de denúncia (incluindo representantes sindicais ou representantes dos trabalhadores), a terceiros ligados ao denunciante e a pessoas coletivas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para as quais o denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional.

Todas as empresas do Grupo Multipessoal terão um canal de denúncia interna próprio alinhado com os requisitos legais aplicáveis, através do qual é permitido aos trabalhadores, prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes, fornecedores, titulares de participações sociais e pessoas pertencentes a órgãos de administração ou de gestão ou a órgãos fiscais ou de supervisão de pessoas coletivas e estagiários, denunciar infrações em determinados domínios, com garantia da sua proteção.

O presente Regulamento destina-se a disponibilizar um mecanismo de denúncia interna sobre as matérias abrangidas pelo mesmo, sendo complementar de quaisquer outros mecanismos de denúncia/reporte disponíveis na Multipessoal em outros domínios, nomeadamente, denúncias relacionadas com as suas circunstâncias pessoais no local de trabalho ou com as suas condições de trabalho, as quais devem ser comunicadas através dos canais já existentes.

Os mecanismos e procedimentos de receção, conservação e tratamento das denúncias abrangidos pelo presente Regulamento observam as normas de proteção de dados pessoais em vigor, bem como as normas de segurança da informação.

1. Denunciantes
1.1. Podem recorrer ao canal de denúncia interna os denunciantes, sendo considerados como tal: a. Trabalhadores da Multipessoal ou ex-trabalhadores, neste último caso desde que a denúncia tenha por fundamento informações obtidas durante a relação profissional entretanto cessada; b. Prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes e fornecedores da Multipessoal (bem como quaisquer pessoas que atuem sob a sua supervisão e direção); c. Titulares de participações sociais e as pessoas pertencentes a órgãos de administração ou de gestão ou a órgãos fiscais ou de supervisão da Multipessoal; d. Candidatos a emprego na Multipessoal, voluntários e estagiários, remunerados ou não remunerados, da Multipessoal.

2. Âmbito de aplicação:
2.1. A denúncia pode ter por objeto infrações já cometidas, que estejam a ser cometidas ou cujo cometimento se possa razoavelmente prever (bem como tentativas de ocultação de tais infrações): a. Nos domínios descritos no número seguinte; e b. Desde que fundamentada em informações obtidas no âmbito da atividade profissional, durante o processo de recrutamento ou durante outra fase de negociação pré-contratual de uma relação profissional constituída ou não constituída.
2.2. Através do canal de denúncia interna podem ser apresentadas denúncias relativas a: i. Ações ou omissões contrárias às regras comunitárias e nacionais nos seguintes domínios: • Contratação pública; • Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo; • Segurança e conformidade dos produtos; • Segurança dos transportes; • Proteção do ambiente; • Proteção contra radiações e segurança nuclear; • Segurança dos alimentos para consumo humano e animal, saúde animal e bem-estar animal; • Saúde pública; • Defesa do consumidor; • Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação. ii. Ações ou omissões contrárias e lesivas dos interesses financeiros da União Europeia (atividades fraudulentas); iii. Ações ou omissões contrárias às regras do mercado interno, incluindo as regras de concorrência e auxílios estatais, bem como as regras de fiscalidade societária; iv. Criminalidade violenta, especialmente violenta e altamente organizada, bem como os seguintes crimes: • Tráfico de estupefacientes, • Terrorismo, organizações terroristas, terrorismo internacional e financiamento do terrorismo; • Tráfico de armas; • Tráfico de influência; • Recebimento indevido de vantagem; • Corrupção ativa e passiva, incluindo a praticada nos setores público e privado e no comércio internacional, bem como na atividade desportiva; • Peculato; • Participação económica em negócio; • Branqueamento de capitais; • Associação criminosa; • Pornografia infantil e lenocínio de menores; • Dano relativo a programas ou outros dados informáticos e a sabotagem informática e ainda, em algumas circunstâncias, o acesso ilegítimo a sistema informático; • Tráfico de pessoas; • Contrafação, uso e aquisição de cartões ou outros dispositivos de pagamento contrafeitos e respetivos atos preparatórios, aquisição de cartões ou outros dispositivos de pagamento obtidos mediante crime informático, dano relativo a programas ou outros dados informáticos e sabotagem informática e ainda, em algumas circunstâncias, o acesso ilegítimo a sistema informático; • Lenocínio; • Contrabando; • Tráfico e viciação de veículos furtados. v. Nos domínios da defesa e segurança nacionais, só é considerado infração o ato ou omissão contrário às regras de contratação constantes da legislação comunitária elencada na parte i.A do anexo da Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho.
2.3. Apenas denunciantes de boa-fé e que tenham fundamento sério para crer que as informações são verdadeiras no momento da denúncia, beneficiam da proteção do presente Regulamento.
2.4. Caso a Multipessoal conclua que a denúncia é apresentada de má-fé e/ou é manifestamente infundada e/ou não corresponde à verdade, a mesma será arquivada, sem prejuízo de quaisquer outras consequências legais ou disciplinares que ao caso se possam aplicar.
2.5. O previsto no presente Regulamento não prejudica o direito de os trabalhadores consultarem os seus representantes ou sindicatos nem as regras de proteção associadas ao exercício desse direito.

3. Canal de denúncia interna
3.1. O presente Regulamento tem subjacente um regime de denúncia voluntária.
3.2. O canal de denúncia interna é operado internamente/externamente pelo Departamento de Recursos Humanos para receção das denúncias e operado internamente, em exclusivo, por Susana Barreiros, para acompanhamento de denúncias.
3.3. Encontram-se implementadas as medidas de segurança organizacionais e operacionais, tendo em vista a apresentação e acompanhamento das denúncias internas de forma segura.
3.4. É garantida: (a) exaustividade, integridade e conservação das denúncias; (b) a confidencialidade da identidade ou anonimato dos denunciantes (conforme aplicável), bem como a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia; (c) a proibição de acesso à denúncia por parte de pessoas não autorizadas.

4. Apresentação de denúncia interna
4.1. A denúncia interna deve ser apresentada à Multipessoal: (a) por escrito ou verbalmente; (b) por qualquer dos denunciantes referidos na secção 1; e (c) de forma anónima ou com identificação do denunciante.
4.2. No caso de denúncia verbal, pode recorrer à linha telefónica +351 210 342 210 ou solicitar uma reunião presencial para o efeito.
4.3. No caso de denúncia escrita, poderá aceder ao formulário disponível no próximo passo para apresentar a mesma. Após elaboração da denúncia, deverá assinalar a checkbox de tomada de conhecimento do presente Regulamento e submetê-la através do botão específico para o efeito.
4.4. No caso de denúncia anónima, caso assim o pretenda, poderá identificar-se posteriormente, sendo garantida a sua proteção, nomeadamente, o tratamento confidencial da sua identificação.
4.5. Se a denúncia for apresentada verbalmente ou em reunião presencial, a Multipessoal obterá o consentimento do denunciante para registo em suporte duradouro e recuperável. Caso não seja prestado consentimento para o efeito, o denunciante deverá apresentar a denúncia por escrito.

5. Acompanhamento da denúncia interna
5.1. Após receção da denúncia, a Multipessoal: a. Notifica o denunciante da sua receção e presta informação sobre os termos de apresentação de denúncia externa (perante as autoridades competentes), no prazo de sete dias a contar da data da receção da denúncia interna pela Multipessoal; b. Pratica os atos internos considerados adequados, no sentido da verificação das alegações contidas na denúncia e, se for caso disso, à cessação da infração denunciada; c. Caso considere necessário, abre um inquérito interno ou comunica à autoridade competente para investigação da infração; d. Notifica o denunciante das medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação, no prazo máximo de três meses a contar da data da receção da denúncia pela Multipessoal.
5.2. O denunciante pode requerer a qualquer momento, que a Multipessoal lhe comunique o resultado da análise efetuada à denúncia no prazo de 15 dias após a conclusão da respetiva análise.

6. Confidencialidade
6.1. A identidade e informações que possam identificar o denunciante são de acesso restrito às pessoas responsáveis por receber e/ou acompanhar as denúncias.
6.2. A identidade do denunciante só é divulgada para cumprimento de obrigação legal ou na sequência de decisão judicial nesse sentido. Neste caso, o denunciante é notificado, por escrito, dos motivos da divulgação dos dados confidenciais em causa, salvo se a prestação dessa informação comprometer as investigações ou processos judiciais relacionados.
6.3. O disposto nos números anteriores, é também aplicável à identidade de: a. Pessoa singular que auxilie o denunciante no procedimento de denúncia e cujo auxílio deva ser confidencial, incluindo representantes sindicais ou representantes dos trabalhadores; b. Terceiro que esteja ligado ao denunciante, designadamente colega de trabalho ou familiar, e possa ser alvo de retaliação num contexto profissional; e c. Pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para as quais o denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional.
6.4. As pessoas responsáveis por receber e/ou acompanhar as denúncias, bem como qualquer pessoa que tiver recebido informações sobre denúncias (ainda que não competente para o efeito), estão vinculadas por obrigação de confidencialidade.

7. Dados Pessoais
7.1. A Multipessoal é o Responsável pelo Tratamento dos dados pessoais, tratando-os em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 (Regulamento Geral de Proteção de Dados - “RGPD”) e da Lei 58/2019, de 8 de agosto.
7.2. Sem prejuízo da possibilidade de anonimato, quando forneça à Multipessoal os seus dados pessoais e/ou de terceiros no âmbito do procedimento de denúncia interna, estes são tratados pela Multipessoal para receção e tratamento das denúncias, conforme obrigação legal resultante da Lei 93/2021.
7.3. As denúncias e eventuais dados pessoais associados podem ser tratados por terceiros prestadores de serviços da Multipessoal, para efeitos de receção das denúncias e suporte técnico. Tais terceiros, na qualidade de subcontratantes, tratam os dados pessoais por conta e segundo instruções da Multipessoal, encontrando-se vinculados por acordo de subcontratação celebrado nos termos do RGPD.
7.4. Quando necessário, os dados pessoais podem ser comunicados às autoridades competentes, na qualidade de Responsáveis pelo Tratamento, para investigação da infração.
7.5. A Multipessoal conserva o registo das denúncias recebidas e dados pessoais associados pelo período de cinco anos, salvo se necessário mantê-los por período superior no âmbito de processo judicial ou administrativo relacionado com a denúncia.
7.6. Os dados pessoais que sejam manifestamente irrelevantes para o tratamento da denúncia são imediatamente apagados, salvo se recolhidos através registo em suporte duradouro e recuperável, para cumprimento do prazo legal de conservação previsto no número anterior.
7.7. Nas condições legais aplicáveis nos termos do RGPD, o titular dos dados tem o direito de solicitar à Multipessoal o acesso aos dados pessoais que lhe digam respeito, a retificação ou o apagamento, ou a limitação do tratamento, assim como de apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).
7.8. Pode contactar o Encarregado da Proteção de Dados da Multipessoal, através do seguinte contacto [email protected].

8. Medidas de Proteção
8.1. A Multipessoal não praticará nem aceitará a prática de atos de retaliação contra o denunciante que apresente denuncias internas nos termos do presente Regulamento.
8.2. Considera-se ato de retaliação, o ato ou omissão – bem como a ameaça e a tentativa de tal ato e omissão - que, direta ou indiretamente, ocorrendo em contexto profissional e motivado por uma denúncia interna cause ou possa causar ao denunciante, de modo injustificado, danos patrimoniais ou não patrimoniais.
8.3. O regime previsto no presente Regulamento não prejudica quaisquer direitos ou garantias processuais reconhecidos às pessoas que sejam referidas como autoras da infração ou que a esta sejam associadas.
8.4. Os direitos e garantias previstos neste Regulamento não podem ser objeto de renúncia ou limitação por acordo.